Conservazione digitale:

il valore legale dei tuoi documenti

Trasforma un obbligo normativo in vantaggio competitivo per la tua azienda.

In un’era di profonda digital transformation, dove ogni processo aziendale è destinato a evolvere, i documenti rimangono il cuore pulsante e la memoria storica di ogni azienda. Al di là della semplice archiviazione, la vera esigenza è garantire che ogni documento mantenga il proprio valore legale e la propria integrità nel tempo, nel rispetto di tutte le norme, da quelle sui processi digitali a quelle per il trattamento dei dati personali.

La Conservazione Digitale a norma risponde a questa esigenza, costituendo un processo strategico di protezione da rischi e sanzioni, capace di trasformare la complessità normativa in sicurezza operativa.

Che cos'è la conservazione digitale e perché è fondamentale?

La Conservazione Digitale a norma è l’insieme strutturato di processi, procedure e applicazioni informatiche pensato per conferire valore legale nel tempo ai tuoi documenti digitali. Questa garanzia si basa su 5 caratteristiche essenziali.

Affidabilità:

la certezza che il documento sia gestito e accessibile solo tramite sistemi sicuri e verificati per rappresentare nel tempo in modo e accurato atti e fatti.

Autenticità (e immodificabilità):

la garanzia che il documento sia autentico, proveniente in tutto e per tutto dalla sua fonte, ossia l’autore.

Integrità:

la garanzia che il documento non abbia subito alterazioni nel suo contenuto e in alcun suo attributo.

Leggibilità:

la capacità del documento di essere sempre leggibile, a prescindere dall’eventuale obsolescenza del software con cui è stato prodotto.

Reperibilità

la sicurezza di poter sempre rintracciare il documento.

Perchè ti serve e che cosa ottieni

Conservare digitalmente non è solo un obbligo, ma una potente leva per la crescita e la sicurezza della tua impresa.

Documenti informatici ed elettronici: differenza e caratteristiche

Tra le principali tipologie documentali che puoi conservare digitalmente con il nostro servizio rientrano (lista esemplificativa ma non esaustiva):

Il ruolo del Responsabile della Conservazione e Responsabile del Servizio di Conservazione

Il Responsabile della Conservazione è il soggetto che, con piena responsabilità e autonomia, gestisce l’intero processo di conservazione digitale. Questo ruolo è obbligatorio e richiede competenze specifiche in ambito legale, informatico e di archiviazione.
Il Conservatore, invece, è il soggetto pubblico o privato che esegue le attività di conservazione. Al suo interno, il Conservatore nomina il Responsabile del servizio di conservazione.

Mentre il Responsabile della Conservazione ha la responsabilità legale dell’intero processo, alcune operazioni possono essere delegate a un Responsabile del Servizio di Conservazione. Il primo può essere un dipendente o un professionista esterno all’organizzazione, ma deve essere un soggetto terzo dal Conservatore. Il secondo è nominato dal Conservatore ed è responsabile per la conservazione dei documenti di tutti i clienti.

Il Manuale di Conservazione e il Manuale del Servizio di Conservazione

Il Manuale di Conservazione è un documento obbligatorio per enti pubblici e privati e la sua redazione non può essere delegata. Descrive in dettaglio l’organizzazione, le persone coinvolte, il funzionamento, il processo, le tecnologie, le misure di sicurezza e i controlli.

È uno strumento essenziale per stabilire regole e istruzioni chiare. Deve essere redatto e aggiornato regolarmente dal Responsabile della Conservazione, specialmente in caso di cambiamenti importanti a livello di normative, organizzazione, procedure o tecnologia.

Il Manuale di Conservazione è integrato dal Manuale del Servizio di Conservazione,ossia il documento redatto dal Conservatore che descrive le caratteristiche tecniche e operative dell’infrastruttura utilizzata. Insieme, questi due documenti garantiscono la piena conformità e la trasparenza del processo, definendo con precisione le responsabilità dell’azienda, titolare dei documenti conservati, e le garanzie offerte dal Conservatore, ossia il fornitore del servizio di custodia dei documenti.

Manuale del servizio di Conservazione

Perché scegliere Credemtel?

Scegliere Credemtel significa affidarsi a un partner di eccellenza, con un servizio che va oltre la semplice conservazione digitale.

Affidabilità e Conformità a 360°: Credemtel offre il servizio di conservazione dal 2005. Grazie al nostro costante aggiornamento, garantiamo la totale conformità normativa dei tuoi documenti e la loro validità legale, equiparandola a quella cartacea. In questo modo, ti proteggiamo da rischi e sanzioni, trasformando una normativa complessa in competitività per la tua azienda.
Sicurezza di livello bancario: Il nostro servizio adotta standard di sicurezza di livello bancario ed è ospitato in un data center utilizzato da numerose banche italiane. Abbiamo anche ottenuto la certificazione ISO/IEC 27001:2017, che garantisce integrità, sicurezza e disponibilità dei dati.
Sostenibilità Ambientale: Scegliere la conservazione digitale con noi significa contribuire attivamente alla riduzione dell’impatto ambientale. Diminuisci il consumo di carta e l’uso di risorse naturali, valorizzando la tua azienda anche in termini di trasparenza e responsabilità verso l’ambiente.
Flessibilità e integrazione: La nostra piattaforma è multi-azienda e si integra con i tuoi gestionali ERP per un’importazione automatica dei documenti. Ti offriamo anche la possibilità di fare l’upload manuale dei documenti e di gestire gli allegati.

Per approfondire i principi e le normative che regolano la conservazione, puoi consultare le Linee Guida AgID ufficiali in vigore.


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