La digitalizzazione delle note spese aziendali

Evoluzione digitale

Il 2020 è stato un anno molto complesso, che ha sancito un fermo obbligatorio protrattosi nel tempo, inglobando i due anni successivi e decretando di fatto la quasi assenza di trasferte lavorative.

Finalmente, le trasferte professionali hanno ripreso a girare e, alla volontà di riappropriarsi del contatto fisico, si è aggiunta la necessità di semplificare le note spese aziendali.

Oggi, un’attenta gestione delle note spese è fondamentale per eliminare l’utilizzo dei documenti cartacei, far risparmiare tempo ai dipendenti e migliorare i metodi di contabilizzazione.

In quest’articolo parliamo della digitalizzazione delle note spese, dei suoi principali vantaggi e di come Credemtel può aiutarti nella sua gestione.

Che cos’è la nota spese?

In ambito lavorativo, ecco la definizione di nota spese:

‘Un riepilogo delle transazioni redatto da un dipendente per riassumere in un unico blocco le spese soggette a rimborso effettuate durante una trasferta lavorativa ’.

L’ammontare delle spese a rimborso include solo l’attività lavorativa ed è a discrezione dell’azienda, che deciderà in sede di controllo se corrispondenti alle prove d’acquisto fornite.

Ma per essere considerata valida, quali sono i campi obbligatori che la nota spese deve contenere?

I dati anagrafici del dipendente;
La ragione sociale e l’indirizzo dell’azienda;
La data e luogo della spesa;
La natura e l’entità dell’importo.

A corredo, annotazioni e giustificativi (come fatture, ricevute e scontrini), che rappresentano chiarimenti utili per agevolare il lavoro dell’amministrazione nella rendicontazione della nota spese.

Come digitalizzare le note spese

L’innovazione tecnologica ha inevitabilmente portato alla dematerializzazione documenti aziendali negli uffici: un processo definito e definitivo, redatto dall’Agenzia delle Entrate per rendicontare le note spese, ma in digitale.

Scopriamo insieme quali sono i tre passaggi fondamentali nella gestione delle note spese digitali.

Creazione del giustificativo digitale
Il dipendente compila il documento, allegando i giustificativi.
Solitamente, il processo consiste nello scattare una fotografia al documento di spesa, che viene acquisito dal software di note spese.

Controllo delle note spese
L’amministrazione verifica gli importi, accertandosi della totale veridicità dei dati inviati.

Registrazione e conservazione
Una volta convalidati, i dati vengono inseriti nella contabilità dell’azienda e il rimborso è autorizzato. A registrazione avvenuta, la nota spese viene salvata e dematerializzata negli appositi sistemi di conservazione digitale.

Dal trasfertista passando all’amministrazione: il tracciato dei dati e la dematerializzazione delle note spese convergono sempre nella contabilità.

I vantaggi della dematerializzazione: perché conviene

Addio a scontrini, cartelle e buste cartacee: la dematerializzazione migliora la gestione delle spese aziendali, aiutando nell’organizzazione e aumentando la sicurezza.

Perché digitalizzare le note spese con software o app?

Controllo e analisi
Un supporto digitale aiuta a individuare insight aziendali, che portano a una distribuzione più oculata del budget e all’individuazione delle violazioni di policy più frequenti.
Semplificazione dei processi

Inserire manualmente i dati alimenta il rischio di errori e omissioni.
Sul lungo periodo, l’azienda potrebbe riscontrare incongruenze che la digitalizzazione individua e previene.

Aiuto concreto alla risorsa umana

Errori e fraintendimenti sono un lontano ricordo.
I dipendenti avranno a disposizione uno strumento con cui è più semplice seguire le linee guida di compilazione.

La normativa dell’Agenzia delle Entrate

Le note spese rappresentano documenti fiscali a tutti gli effetti e, come tali, sono obbligati a rispettare una normativa che ne regoli la conservazione.

L’Agenzia delle Entrate, in accordo con il Codice dell’Amministrazione Digitale per la Pubblica Amministrazione, ha fornito precise indicazioni sulla gestione di note spese e dei giustificativi destinati alla dematerializzazione e conservazione elettronica: per essere ritenute valide, le note spese devono rispettare l’immodificabilità, integrità e autenticità di qualsiasi documento.

Inoltre, l’Agenzia delle Entrate ricorda che:

‘Se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti e insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali non unici, qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità.’

Data di pubblicazione
22 Ottobre 2025

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