Rendere più efficiente e controllabile la gestione di oltre 20 caselle di posta elettronica certificata (PEC) destinate alle singole concessionarie e ai vari operatori tecnici e commerciali non è semplice. Tutto questo potrebbe dover essere fatto sotto l’occhio vigile del responsabile della conservazione digitale aziendale.
Trasformazione aziendale per Autotorino con il ruolo cruciale del PEC Manager
Case studies
In questo contesto il gruppo Autotorino, primo dealer auto italiano per dimensioni e fatturato, ha dovuto ricercare una soluzione rapida e affidabile per ottimizzare la gestione delle caselle PEC.
Business needs:
- GESTIRE TUTTE LE CASELLE PEC
- Accedere alle PEC aziendali da un unico cruscotto
- Integrare caselle rilasciate da Providers diversi
- Evitare la loro saturazione
- MONITORARE L’ATTIVITÀ UTENTI
- Definire ruoli e permessi
- Creare gruppi
- Tracciare le attività (chi fa cosa)
- Riassegnare in modo semplice le PEC al destinatario corretto
- ABBASSARE I RISCHI OPERATIVI
- Evitare l’accesso alle PEC tramite una unica credenziale per tutti gli utenti
- Conservare a norma le PEC (non solo i log) e le ricevute
- Ridurre la perdita di messaggi
“La necessità di trovare soluzioni efficienti e mirate è fondamentale per un’azienda nel settore automotive come la nostra. In questo contesto, la tempestività e l’efficienza delle comunicazioni rivestono un ruolo essenziale per mantenere elevati standard di servizio e soddisfare le aspettative dei nostri clienti.”
— Paolo Cucchi
Resp. conservazione digitale
OTTIMIZZAZIONE ATTRAVERSO LA GESTIONE UNIFICATA DELLE PEC
Nell’ambito dell’impresa, un nodo cruciale della modernizzazione è stato raggiunto con l’introduzione del sistema di gestione unificato delle Poste Elettroniche Certificate (PEC) Credemtel, fornendo un’interfaccia e una dashboard di controllo accessibili in ogni momento sia dal supervisore principale che dai suoi delegati fidati. Tale sistema dimostra una flessibilità notevole, adattandosi sia all’incremento delle corrispondenze aggregate che ai rigidi standard normativi sull’archiviazione documentale.
Autotorino comunica quindi a Credemtel le specifiche delle PEC da integrare nella sofisticata piattaforma digitale di PECMANAGER: un intricato balletto di dati e comunicazioni, condotto con abilità e maestria dal team di esperti digitali.
“Nel contesto della modernizzazione, è imperativo sapersi adattare alle sfide che l’eccellenza digitale impone”-
Paolo Cucchi, Resp. conservazione digitale
Il PEC Manager, guidato dall’esperienza di Cucchi, si assume il compito di raccogliere diligentemente le e-mail dalle caselle aziendali e di gestirle con precisione. Come un custode attento, cattura ogni singolo messaggio e lo rende disponibile agli utenti attraverso un’interfaccia chiara e intuitiva. Paolo ribadisce l’importanza della tecnologia nel plasmare il nostro futuro mentre il PEC Manager gestisce le e-mail in arrivo e in partenza.
L’interfaccia del PEC Manager facilita il flusso delle comunicazioni aziendali, rappresentando un passo avanti nel progresso. Paolo sottolinea l’importanza di trarre insegnamenti dal passato per costruire il futuro, mentre l’archivio documentale a norma diventa un punto centrale nel mondo digitale.
Benefici del progetto
“La sensibile riduzione del tempo dedicato dagli utenti Master o dai loro delegati a gestire e diffondere le informazioni, riassegnare le email e archiviarle, passando da diverse ore precedenti a circa 20 minuti al giorno, si è tradotta in un significativo beneficio per la nostra azienda”
— Paolo Cucchi
Resp. conservazione digitale
Chi è Autotorino
La nascita di Autotorino risale al 1965, quando Arrigo Vanini – padre dell’attuale presidente Plinio – aprì a Morbegno in Valtellina, la prima officina. Nel 1985, Plinio, all’epoca ventiduenne, rilevò la guida dell’azienda, subentrando al padre, scomparso prematuramente. Da qui comincia la crescita progressiva del gruppo, incentrata sulla vendita di vetture di importazione: nel 1991 apre la nuova concessionaria a Cosio Valtellino (So), oggi sede del centro direzionale. Seguono le concessionarie di Lecco, Como e Bergamo, e ancora quelle di Modena, Carpi (Mo), Cremona e Parma. Oggi con 64 filiali e oltre 2000 collaboratori, il Gruppo Autotorino è il primo dealer auto italiano per dimensioni e fatturato. Oggi rappresenta 9 Gruppi Automotive ed opera attraverso una rete di concessionarie ufficiali che si articola su 23 Province in 5 Regioni: Lombardia, Piemonte, Emilia-Romagna, Friuli-Venezia Giulia e Veneto. In apertura nel gennaio 24 altre 5 concessionarie a Roma ed 1 a Milano.
Fatturato Ek 1.636.192 (2022) Dipendenti 1635 diretti (2023) Oltre 2000 persone conteggiando le concessionarie in franchising e i collaboratori a p.i. Sedi Sede Milano 64 concessionarie in Lombardia, Piemonte, Emilia-Romagna, Friuli-Venezia Giulia e Veneto