RPA: ottimizzazione dei flussi di lavoro per una concessionaria multimarca

Case studies

Quando devi gestire diverse aziende e marchi sotto un’unica proprietà e in modo comune devi essere pronto a portare sullo stesso piano i processi di tutte le anime organizzative.

Per integrare direttamente il tuo sistema con il gestionale aziendale, hai la necessità di vagliare diverse possibilità tra le quali, ad esempio, l’integrazione con altri processi after sales. Se questi hanno, però, il difetto di non potere definire regole comuni a tutta l’organizzazione cosa fai?

Questa è stata la situazione di una concessionaria multimarca, punto di riferimento per il territorio nazionale per i marchi gestiti.

L’azienda voleva rendere più efficiente, immediato e integrato il processo di gestione dei preventivi e dei contratti tra il sistema della Casa Automobilistica e il gestionale aziendale azzerando i rischi di errore e liberando risorse.

Situazione prima dell’arrivo di Credemtel:

Il venditore elaborava la quotazione del preventivo di vendita di ciascun veicolo tramite la procedura fornita dalla casa madre.
Al termine della procedura, il sistema generava un PDF riepilogativo della quotazione, che veniva scaricato dal venditore in apposite cartelle. La quotazione veniva poi integrata con un lettore PDF con i servizi non presenti nel portale captive (es accessori, manutenzioni, ecc.)
Il back-office, a partire dal PDF prodotto e integrato dal venditore, procedeva all’inserimento manuale di tutte le informazioni necessarie alla generazione di un preventivo (o contratto) all’interno del gestionale di vendita dell’ERP aziendale.

“Ecco l’efficacia dei BOT: fra molte opportunità, abbiamo scelto quella più corretta e sostenibile. Credemtel sarebbe stato il nostro affidabile partner di innovazione e garanzia di successo.”

— Responsabile Amministrativo della concessionaria

Così l’azienda ha attivato un RPA che potesse recepire la quotazione di vendita redatto dai commerciali sul portale del costruttore in formato PDF e trasferire automaticamente i dati sul sistema del gestionale aziendale generando il preventivo compilato pronto per l’invio al cliente.

UN PERCORSO DI AUTOMAZIONE DEL PROCESSO DI PREVENTIVAZIONE

Il team amministrazione della concessionaria ha scelto le soluzioni Credemtel per i collegamenti del servizio di RPA di automazione dei processi: adesso l’operatore si deve limitare ad inserire la quotazione effettuata sul sistema del costruttore e scaricare il PDF generato in apposite cartelle.

L’RPA di Credemtel esegue operazioni giornaliere di estrazione dei PDF contenenti quotazioni degli operatori commerciali da cartelle designate. Successivamente, il BOT elabora i dati estratti dai PDF e li inserisce nell’ambiente ERP, integrando eventuali informazioni mancanti dal database aziendale. Infine, il BOT genera il preventivo definitivo, rendendolo disponibile agli operatori per la conclusione dell’offerta commerciale e l’invio per la firma, che può avvenire in forma tradizionale su carta o in modo digitale, attraverso firme grafometriche o OTP.

Autotorino comunica quindi a Credemtel le specifiche delle PEC da integrare nella sofisticata piattaforma digitale di PECMANAGER: un intricato balletto di dati e comunicazioni, condotto con abilità e maestria dal team di esperti digitali.

La scelta delle soluzioni Credemtel per l’automazione dei processi tramite RPA ha rivoluzionato il nostro approccio amministrativo. Ora, grazie a questa tecnologia, i nostri operatori possono concentrarsi esclusivamente sull’inserimento delle quotazioni nel sistema del costruttore, mentre l’RPA si occupa del resto.

continua il Responsabile Amministrativo della concessionaria

Benefici del progetto

Riduzione del lead time

Riduzione del Lead Time tra quotazione e generazione del preventivo dovuto al data entry e azzeramento dei tempi di formazione del personale coinvolto

Efficientamento

Efficientamento del processo di caricamento dati tra sistema Casa Madre e ERP con implementazione dei dati gia’ presenti in azienda

Nessun errore umano

L’utilizzo del BOT nel caricamento degli ordini comporta l’eliminazione degli errori legati all’inserimento manuale dati.

Scalabilità

Scalabilità della soluzione che risulta implementabile,

con apposita analisi dei processi aziendali, ad altre attività automatizzabili.

Engagement

Aumento dell’engagement delle risorse interne che si dedicano con più soddisfazione ad attività più qualificanti e al customer care

In questo modo il venditore elabora la quotazione del preventivo di vendita di ciascun veicolo tramite la procedura “Quotation” , fornito dalla casa madre. Al termine della procedura, il sistema genera un PDF riepilogativo della quotazione, che viene scaricato dal venditore in apposite cartelle.

Così il BOT sarà in grado di monitorare costantemente le cartelle designate, intervenendo autonomamente per caricare i dati nel portale. Questo consentirà ai nostri venditori di ricevere un preventivo completo in tempo reale, facilitando così il processo di chiusura e firma digitale del contratto, che potrà avvenire mediante firma grafometrica o OTP.

— Responsabile Amministrazione