Ottimizzare la gestione dei documenti di trasporto nel complesso settore ceramico

Case studies

In un contesto aziendale, gestire la mole di documenti cartacei prodotti annualmente può rivelarsi una sfida di notevole complessità. Soprattutto se il volume arriva a circa 80.000 DDT (Documenti di Trasporto) all’anno, provenienti da diversi stabilimenti e depositi logistici. Ancora di più se questi documenti vengono stampati in forma cartacea e archiviati manualmente, comportando un processo laborioso e soggetto a possibili errori umani.

Questa è la situazione di un’azienda leader nel settore dei sanitari e articoli da bagno, con oltre 700 dealer sul territorio e 4000 clienti che stipulano circa 5000 contratti regolarmente ogni anno.

I FATTORI DA GESTIRE

  • COMPLESSITÀ
    • Complessità generata da più vettori che operano per gruppi di acquisto e nella stessa spedizione compilano più’ DDT diversi.
  • VETTORI
    • Vettori di diversa provenienza che parlano lingue diverse e alta rotatività dei vettori che cambiano sempre.
  • DDT
    • Predispongono i DDT solo quando la merce viene caricata (non è possibile a monte)

“Quest contesto ci ha fatto comprendere l’importanza di ottimizzare i processi per migliorare l’efficienza e la precisione nella gestione dei documenti di trasporto aziendali.”

— Ufficio Amministrazione

Era necessario trovare una soluzione che si adattasse perfettamente al ritmo frenetico degli operatori di magazzino, senza appesantire il loro carico di lavoro. Un sistema che semplificasse il processo di firma dei documenti da parte dei trasportatori, permettendo una firma digitale diretta. Questa soluzione, tuttavia, non richiedeva una firma forte o digitale sul documento, poiché non doveva essere vincolante in termini legali.

RIVOLUZIONE DELLA FIRMA E DELL’ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI DI TRASPORTO

Credemtel avere ha messo a disposizione per l’azienda degli strumenti di supporto innovativi sotto forma di un’applicazione installata sui tablet utilizzati nei magazzini logistici. Questa applicazione permette a ogni operatore di visualizzare facilmente i documenti di trasporto, e di farli firmare direttamente dal vettore. Inoltre, consente di organizzare i documenti in modo efficiente per la verifica da parte di ciascun operatore e per la successiva archiviazione, un processo particolarmente importante considerando l’attivazione di protocolli di sicurezza durante il periodo del Covid.

“Queste soluzioni non solo hanno risolto le esigenze attuali, ma sono state progettate in modo da poter essere facilmente adattate e scalate per soddisfare le diverse esigenze aziendali e potenzialmente estendere la loro utilità a diverse aree operative.”

Ufficio Amministrazione

Nel sistema gestionale, ogni volta che è necessaria l’emissione del Documento di Trasporto (DDT), l’operatore avvia la stampa dei documenti, che vengono generati senza la firma del vettore. Successivamente, l’operatore invia i DDT al vettore per ottenere la firma. Una volta ricevuti i documenti cartacei, il vettore li firma direttamente sullo schermo del dispositivo. Una volta firmati, i documenti vengono quindi inoltrati a Credemtel per la conservazione.

Nel cuore del sistema di gestione documentale si trova il Cruscotto, un’interfaccia versatile e accessibile che può essere utilizzata sia tramite internet che sulla rete aziendale. I tablet si collegano facilmente in modalità Wi-Fi, senza la necessità di alcun software aggiuntivo sui dispositivi client. Grazie a un semplice browser, gli utenti possono accedere al Cruscotto e gestire i documenti con facilità. Una volta elaborati, i documenti vengono automaticamente inviati a Credemtel per essere conservati in modo sicuro e conforme alle normative.

Benefici del progetto

    Efficientamento del processo

    Efficientamento del processo prima gestito dai singoli stabilimenti in forma cartacea con molteplici inoltri. Possibilità di creare workflow e regole di gestione e conservazione

    Unica piattaforma

    Sensibile riduzione del tempo dedicato dai centri logistici e dai vettori per gestire e firmare i DDT con conseguente snellimento della successiva archiviazione dei documenti digitali

    Facile reperibilità dei dati

    Facile reperibilità dei dati dal portale con riduzione dei tempi di verifica nel caso di contestazione e azzeramento dei rischi legati a documenti perduti

    Aumento dell'engagement

    Aumento dell’engagement delle risorse interne che si dedicano con più soddisfazione ad attività più qualificanti in customer care

Chi è l’Azienda

Azienda attiva nella produzione del comparto ceramico di produzione con diversi brand proprietari tutti rigorosamente Made in Italy. Tutta la produzione viene realizzata in Italia, in più stabilimenti di proprietà caratterizzati per impianti efficienti, tecnologie avanzate, materie prime selezionate, standard qualitativi alti e costanti. L’azienda si distingue per rilevante capacità produttiva unita a flessibilità e alla competitività dei costi industriali.

Fatturato >Ek 100 (2022) Dipendenti >250 (2023) Sedi Nord Italia Credem Cliente Centro Imprese

Data di pubblicazione
01 Ottobre 2025

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