Original Marines ottimizza l’onboarding con la firma elettronica di Credemtel

Case studies

Il panorama commerciale odierno si presenta dinamico e competitivo, dove ogni azienda è chiamata ad affrontare sfide sempre più complesse per rimanere al passo con i tempi. Tra queste, la gestione efficiente dei processi interni assume un ruolo cruciale per il successo di qualsiasi organizzazione.

Gli anni passano e durante il tuo percorso di crescita ti ritrovi ad affrontare la necessità di ottimizzare il processo di onboarding dei dipendenti. Capisci, insomma, che questo è un aspetto fondamentale per garantire l’efficienza operativa e la soddisfazione del personale. Hai bisogno di snellire le procedure di raccolta e gestione dei documenti cartacei, eliminando la burocrazia superflua e adottando un sistema più sicuro e conforme alle normative vigenti. Come fai?

Questa è stata la situazione di Original Marines, marchio italiano di abbigliamento junior sportswear a basso prezzo che, sin dal 1983, ha conquistato il cuore dei più piccoli con collezioni colorate, divertenti e accessibili.

Business Needs:

  • Velocizzare il processo di onboarding.
  • Delocalizzare l’attività di sottoscrizione dei documenti.
  • Ridurre al minimo l’uso della carta.
  • Mantenere un alto livello di sicurezza e conformità legale.
  • Semplificare il controllo delle informazioni per assicurare la compilazione corretta e la presenza delle firme necessarie.

“Con una rete estesa di negozi e un flusso costante di nuove assunzioni, Original Marines necessitava di un processo di onboarding dei dipendenti più efficiente. Il sistema tradizionale, basato su documentazione cartacea e gestione manuale, era diventato troppo lento e soggetto a errori.”

— Roberta Francavilla
HR Management, Process & System, Corporate Social Responsibility di Original Marines

Il candidato si recava in un qualsiasi punto vendita presentando e sottoscrivendo in cartaceo la domanda di assunzione e la consegna dei documenti necessari (copie doc anagrafici, ecc.) poi veniva valutato ed eventualmente  assunto dai responsabili del punto vendita e operava nei negozi (momenti di picco di lavoro es. natale)

Infine, la documentazione veniva trasmessa alla sede centrale di Napoli per la formalizzazione, registrazione e archiviazione dei contratti.

LA SOLUZIONE: FIRMA ELETTRONICA CON CREDEMTEL

Il nuovo processo, basato sulla piattaforma di firma elettronica di Credemtel, è strutturato in diverse fasi:

Original Marines ha scelto Credemtel per rivoluzionare il suo processo di firma e gestione documentale. La soluzione implementata prevede l’uso di una piattaforma di firma elettronica che permette di gestire sia le firme interne che esterne all’azienda con un basso impatto IT. Questa piattaforma è compatibile con diversi tipi di firma, tra cui OTP, firma grafometrica e firma digitale.

  1. Il candidato presenta la sua candidatura in negozio.
  2. Lo Store Manager effettua la valutazione con l’ufficio personale.
  3. Il negozio censisce il candidato e carica i documenti anagrafici.
  4. Il candidato formalizza il contratto con firma digitale.
  5. La piattaforma invia il contratto all’ufficio personale per l’archiviazione.
  6. La Soluzione di Firma Elettronica di Credemtel

“Con Credemtel, abbiamo rivoluzionato il nostro processo di firma e gestione documentale, migliorando l’efficienza e riducendo gli errori. La piattaforma GAWSIGN ci permette di dedicare più tempo ad attività qualificanti e al customer care, garantendo al contempo sicurezza e conformità legale.”

Roberta Francavilla, HR Management, Process & System, Corporate Social Responsibility di Original Marines

Credemtel ha fornito a Original Marines una soluzione basata su GAWSIGN, una piattaforma integrabile con il sistema dell’azienda. Questa piattaforma permette la creazione di documenti elettronici, l’attivazione di workflow approvativi e l’apposizione delle firme previste da parte del personale e di attori terzi, sia su tablet che su PC.

Benefici del progetto

    Gestione ottimizzata

    Gestione ottimizzata della raccolta firme e dell’acquisizione dei documenti anagrafici obbligatori.

    Riduzione degli errori

    Sensibile riduzione dell’intervento umano, riducendo così gli errori di inserimento dati.

    Facilità di reperibilità

    Facilità di reperibilità dei dati con una drastica riduzione dei tempi di verifica.

    Azzeramento rischi

    Azzeramento dei rischi legati a documenti perduti o danneggiati.

    Aumento dell'engagement

    Aumento dell’engagement delle risorse di negozio, che possono dedicarsi a attività più qualificanti e al customer care.

Il progetto di digitalizzazione della documentazione dipendente non si ferma qui. Original Marines e Credemtel stanno già lavorando per estendere la digitalizzazione a tutta la documentazione prodotta durante la vita lavorativa dei dipendenti. Questo include la creazione di un repository documentale per l’archiviazione e la ricerca dei documenti e la gestione paperless di ulteriori tipologie documentali.

NEXT STEPS

  • Dematerializzazione del processo di assunzione diretta con notifica al dipendente;
    • Apposizione della firma e Riferimento Temporale ed invio in Conservazione.
  • Creazione di un repository documentale nel quale archiviare e ricercare la documentazione del personale.
    • Individuazione di altre tipologie documentali da gestire all’interno del processo di raccolta firma
  • Deposito dei Fascicoli del Personale presso archivio remoto qualificato attraverso:
    -Censimento e creazione elenco di consistenza
    -Presa in carico e deposito
    – Scansione e Indicizzazione

    • Pubblicazione su Repository Documentale per la consultazione
    • Possibilità di ricevere documento originale in 24/72h

  • Paperless company

Chi è Original Marines

Nato nel 1983 dall’idea di cinque imprenditori grossisti napoletani, che in origine vendevano t-shirt ispirate a quelle indossate dai “Marines” americani, questo brand di moda junior sportswear a basso prezzo è decollato a partire dal 1994, con lo sviluppo dei negozi, diretti o in franchising, aperti proprio con il nome Original Marines. Il marchio ha stipulato nel corso della sua lunga storia numerose partnership che hanno contribuito a consolidarne la posizione sul mercato: da quella con Warner Bros per Looney Tunes (1993) a quella con Disney (2010), sulle felpe e T-Shirt Original Marines sono passati personaggi dei cartoni animati e dei fumetti, star dell’NBA e della Coppa del mondo, supereroi come Batman e Superman e stelle della musica come David Bowie e i Beatles. Il marchio copre tutto l’abbigliamento e gli accessori per bambini dagli 0 ai 12 anni, oltre che per l’uomo e la donna (5% delle vendite). Con la sua formula, che si basa su un’offerta di qualità a prezzi molto abbordabili e su collezioni di 400-500 capi rinnovate quattro volte all’anno.

Fatturato: EK 183.782 (2022) – Dipendenti: 1506 (2023) – Sedi: Sede Nola (NA) – Store: 460+ Italia e 150+ Estero – Credem: Non Cliente Banca

Data di pubblicazione
30 Settembre 2025

Condividi l'articolo

Educazione Digitale

Vedi tutti gli articoli