Case studies
Riduzione al minimo dell’uso della carta, miglioramento della fruibilità dei documenti e gestione remota e capillare della firma: questa era l’esigenza di IFOA per garantire un controllo più preciso sui processi documentali.
Questa necessità diventa ancora più cruciale quando il volume annuale dei documenti da digitalizzare, relativi ai contratti con i fornitori, raggiunge circa 8.000 unità.
Ifoa è un ente di Formazione, nato dalla volontà delle Camere di Commercio, e Agenzia per il lavoro, che realizza percorsi di crescita, formazione, professionalizzazione e programmi di inserimento nel mondo del lavoro.
Con l’esigenza di un sistema che integrasse la generazione di documenti in formato PDF con una piattaforma di firma elettronica certificata, si è rivolta a Credemtel. Questo sistema doveva consentire l’acquisizione dei documenti da firmare direttamente dal proprio ERP e garantirne la conservazione digitale al termine del workflow di firma
La piattaforma di Firma GAWSIGN di Credemtel si è rivelata flessibile e in grado di gestire anche i workflow più complessi
IFOA ha deciso di adottare diverse tipologie di firma a seconda del firmatario: la firma elettronica digitale FED con certificato e OTP statico per i firmatari interni dei contratti e la firma elettronica semplice FES per i docenti. Questa fase ha visto un miglioramento significativo nell’integrazione della piattaforma, grazie anche al feedback ricevuto dagli utenti, che ha portato a una maggiore soddisfazione generale e semplicità d’uso. È stata implementata una gestione più avanzata dei documenti, tramite l’utilizzo di API, migliorando ulteriormente l’user experience e la sicurezza del processo.
Con l’avanzare del progetto, nella fase finale si è puntato a consolidare il sistema di firma e prepararlo per future espansioni. Si è quindi previsto di sviluppare un sistema integrato di firma digitale sulle offerte verso clienti nazionali e un sistema di tracciamento delle firme per garantire una corretta conservazione digitale di questi documenti full digital. L’ampliamento del perimetro di progetto si sposa con la volontà di IFOA di accompagnare una «transizione digitale utile».
«Avevamo tanti documenti in epoca post covid sparsi per l’Italia in firma autografa o scansionati che erano a supporto della registrazione passiva delle fatture. Questa fase iniziale del processo generava lungaggini amministrative e complicazioni nel trattamento documentale. Avevamo bisogno di un nuovo processo digitale che riducesse il consumo di carta e portasse efficienza, velocità e precisione, nel rispetto di criteri di doppia transizione».
— Carmelo Ambrogio, Responsabile dei Sistemi Integrati di IFOA ricorda qual era la situazione che ha portato all’esigenza della soluzione di firma digitale.
“A livello operativo, semplificare e digitalizzare il processo di firma degli incarichi ha permesso di evitare una grande quantità di task a basso valore aggiunto, risparmiare stampe ripetute dei contratti (che avvenivano per firmare e conservare i documenti in duplice o triplice copia) e ha reso possibile un controllo rapido e digitale delle firme mancanti.
— Afferma Silvia Bandini, Servizio Rendicontazione di Ifoa
L’implementazione della soluzione GAWSIGN di Credemtel ha portato alla soddisfazione generale degli uffici e degli utenti finali, semplificando e velocizzando il processo di firma.
«Questo processo ha soddisfatto tutti. Dai responsabili di business unit che firmano i contratti alle segreterie organizzative, fino agli utenti finali docenti che collaborano con IFOA perché possono firmare semplicemente ed in mobilità.
— Conclude Carmelo Ambrogio
IFOA è un Ente di Formazione, nato dalla volontà delle Camere di Commercio, e Agenzia per il lavoro, che realizza percorsi di crescita, formazione, professionalizzazione e programmi di inserimento nel mondo del lavoro. Opera su scala nazionale ed internazionale trasferendo «sapere utile» a persone, aziende e territori. Come ente senza scopo di lucro sviluppa la propria attività seguendo le regole di un codice etico che ha come obiettivo la crescita professionale della persona.
Oggi IFOA opera attraverso la proprie sedi sul territorio e attraverso una rete vendita commerciale per rispondere al bisogno delle aziende di costante aggiornamento delle competenze. Fornisce corsi a catalogo e soluzioni formative costruite su misura per garantire alle imprese di potenziare le performance professionali dei loro dipendenti. Supporta le aziende non solo nella progettazione e realizzazione, ma anche nel finanziamento di piani formativi ad hoc promuovendo l’utilizzo di strumenti come i Voucher e i Fondi Interprofessionali. Accompagna e orienta le organizzazioni nel processo di ricerca di nuovo personale.
Ricavi Ek 20.000 (2023) Ente – Dipendenti 264 (2024) – Sedi HQ – Reggio Emilia, ma opera con 12 Sedi territoriali e 3 punti di presenza in Italia – Cliente Credem CEA Reggio Emilia
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