Fatturazione Elettronica Estera e Peppol: il caso in Belgio

Quadro normativo: l’obbligo di Fatturazione Elettronica in Belgio

L’esigenza di trasformazione digitale è nata in risposta all’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica in Belgio, valido sia per il ciclo attivo sia per il ciclo passivo. La normativa locale impone alle aziende operanti sul territorio specifici requisiti tecnologici e standard di trasmissione:

• L’adozione del formato standard UBL 2.1.

• L’utilizzo obbligatorio del canale di trasmissione Peppol.

La sfida per la governance del gruppo è stata quella di adeguarsi tempestivamente a questi requisiti transfrontalieri, evitando di decentralizzare la gestione amministrativa e senza appesantire l’infrastruttura IT della filiale belga.

La soluzione: integrazione Peppol e Hub di Fatturazione elettronica estera

Il cliente, che già utilizzava i servizi di Credemtel in Italia per la Conservazione Digitale, ha scelto di estendere la collaborazione per risolvere l’adeguamento normativo in Belgio. La soluzione è stata configurata per gestire i flussi in modalità end-to-end e bidirezionale:

Gestione del Ciclo Passivo (Ricezione)

• Alla società controllata in Belgio è stato assegnato un Participant ID Peppol fornito direttamente da Credemtel.

• Le fatture passive emesse dai fornitori belgi transitano sul canale Peppol e vengono rese visibili sul portale di Credemtel (l’interfaccia di controllo dedicata alle fatture estere).

Gestione del Ciclo Attivo (Invio)

• Le fatture attive generate dalla società belga vengono trasmesse a Credemtel in formato UBL 2.1.

• L’infrastruttura di Credemtel prende in carico i file e si occupa della veicolazione e dell’invio finale al cliente belga tramite la rete Peppol.

Conservazione digitale a Norma

• Per garantire il valore legale e la piena compliance sul territorio, il processo prevede la conservazione digitale a norma in Belgio dei documenti, eseguita attraverso l’integrazione con un partner locale accreditato.

Benefici del progetto

L’adozione della soluzione integrata Credemtel ha permesso di raggiungere tre obiettivi strategici per la gestione aziendale:

• Centralizzazione dei Flussi: La holding italiana ha ottenuto il pieno controllo e la visibilità centralizzata di tutte le fatture (attive e passive) della società controllata in Belgio tramite un unico portale (GAWES).

• Compliance Normativa Automatizzata: Il gruppo ha assolto agli obblighi fiscali belgi sul canale Peppol e in formato UBL 2.1 senza dover sviluppare infrastrutture proprietarie complesse o gestire localmente le variazioni tecniche.

• Sicurezza Documentale: Grazie alla collaborazione sinergica tra Credemtel e il partner locale, la conservazione a norma è interamente garantita secondo i requisiti dello stato belga, assicurando la reperibilità e l’integrità dei dati nel tempo.