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Evoluzione dell’organizzazione del procurement aziendale per Caleffi: l’approccio digitale per la collaborazione con i fornitori

Evoluzione dell’organizzazione del procurement aziendale per Caleffi: l’approccio digitale per la collaborazione con i fornitori

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L’operatività quotidiana del procurement aziendale per Caleffi prevedeva comunicazioni telefoniche, fogli Excel e numerose attività slegate tra di loro. La gestione di queste attività comportava un significativo dispendio di tempo per l’inserimento manuale dei dati e una mancanza di informazioni sistematizzate. Il monitoraggio della Supply Chain si presentava quindi come una sfida complessa per Caleffi.

Questa era la situazione di Caleffi, azienda di primo piano nella produzione Made in Italy di componenti per impianti di riscaldamento e raffrescamento, ventilazione meccanica controllata, prodotti idrosanitari e componentistica per le nuove tecnologie a energia rinnovabile: pompe di calore, biomassa, solare e geotermico, che si è trovata a dover affrontare l’esigenza di efficientare il processo di collaborazione con i propri fornitori. L’approccio al digitale e la costante ricerca di soluzioni sempre più innovative ed efficienti ha orientato l’interesse verso la piattaforma SCM di Credemtel.

Il Team Caleffi ha conosciuto il referente tecnico commerciale di Credemtel ed ha acquisito elementi di valore dell’offerta, scegliendo la piattaforma collaborativa di supply chain management SCM per rivolvere le seguenti criticità:

Difficoltà nella gestione dell’operatività quotidiana, che sottraeva tempo a attività di valore aggiunto.
Assenza di KPI per monitorare il livello di servizio dei fornitori.
Necessità di strumenti adeguati per la qualifica e il monitoraggio della supply chain

COSA HA PORTATO CALEFFI ALLA SCELTA DELLA SOLUZIONE DI COLLABORATION DI SCM DI CREDEMTEL?

Approccio Personalizzato: Credemtel ha dimostrato un’interlocuzione tecnica e flessibile, comprendendo le esigenze specifiche di Caleffi e fornendo soluzioni su misura.
Supporto Proattivo: Il team di Credemtel, con la guida del reparto Tecnico, ha analizzato i bisogni e anticipato le richieste, creando un ambiente di lavoro collaborativo.
Soluzioni Win-Win: Spostando parte della gestione operativa sulla collaboration con i fornitori, Caleffi ha creato un approccio vantaggioso per entrambe le parti, portando a un miglioramento generale nella gestione degli ordini.

L’implementazione ha comportato diverse fasi:

Fase di Analisi: Credemtel ha lavorato a stretto contatto con Caleffi per identificare inefficienze e requisiti di sistema, introducendo KPI per monitorare il livello di servizio dei fornitori.

Sviluppo e Personalizzazione: Nonostante la piattaforma fosse considerata “acerba”, il team di Credemtel ha effettuato debug e adattamenti in tempo reale.

Formazione e Supporto: La formazione dei buyer e il supporto costante hanno facilitato l’integrazione della nuova piattaforma, riducendo le resistenze iniziali

“Le conferme d’ordine in formato PDF erano “documenti morti”, che comportavano un significativo dispendio di tempo per l’inserimento manuale dei dati e una mancanza di informazioni sistematizzate”“

— Alessandro Salvalaggio, Direct Materials Purchasing Manager ricorda bene la situazione prima dell’installazione della partenza della soluzione

COME FUNZIONA LA SOLUZIONE?

Il sistema si basa su una piattaforma collaborativa a cui hanno accesso le aziende fornitrici che gestisce il ciclo di fornitura dall’ordine fino alla ricezione dei beni comunicando con il fornitore in tempo reale e tenendo tracciato costantemente lo stato dell’ordine.Il Buyer vede tutti i documenti condivisi con i suoi fornitori. Il fornitore vede tutti i documenti condivisi con i suoi Buyer.

I risultati: una gestione più efficiente e sostenibile

Soddisfazioni dei buyer e fornitori

I buyer sono soddisfatti dell’uso della piattaforma e i fornitori si stanno allineando. Non ci sono grossi gap sull’ottimale richiesto.

Aumento dell'efficienza

Oggi, 59 fornitori diretti sono attivi sulla piattaforma, generando oltre il 40% del GDA. L’obiettivo è di portarne in tempi rapidi almeno 150 su 500 totali.

Miglioramento della comunicazione

I buyer comunicano attivamente eventuali problemi, come malfunzionamenti del portale, dimostrando una buona integrazione del sistema nelle loro routine.

Disponibilità di informazioni in tempo reale

La piattaforma offre dati sempre aggiornati sulle disponibilità di materiale e consente una tracciabilità totale degli ordini (oltre 95% confermati), riducendo la soggettività e migliorando l’analisi.

Automazione dei DDT

La gestione automatica dei DDT con OCR ha eliminato il data entry manuale, liberando tempo per attività a valore aggiunto e migliorando l’efficienza.

Semplificazione dei processi

Tutte le comunicazioni e operazioni ora avvengono su un’unica piattaforma, riducendo l’uso di email, telefonate e fogli Excel, liberando tempo del buyer da dedicare ad attività con maggiore valore aggiunto.

Nonostante i buoni risultati ottenuti finora, la piattaforma SCM di Credemtel sul progetto organizzativo di Caleffi SPA deve ancora evolvere, in particolare per quanto riguarda la gestione dei KPI e delle tematiche ESG.
Caleffi sta considerando l’integrazione con diverse piattaforme per gestire anche la qualifica ESG dei fornitori, un tema rilevante ma ancora in fase di sviluppo in quanto la questione della sostenibilità e delle certificazioni ESG rappresenta una sfida in un contesto competitivo globale.

Vogliamo condividere un pensiero che spesso citiamo: “non si può migliorare quello che non si può misurare”; lo spunto per il futuro e’ appunto di migliorare la gestione dei fornitori. Avere la possibilità di estrarre e analizzare dati da informazioni storicizzate è quello che volevamo e che dobbiamo perfezionare”.

“La volontà è quella di estendere la piattaforma SCM a tutte le Società del gruppo sposando la nuova organizzazione del procurement con le caratteristiche specifiche delle singole realtà aziendali”

— Conclude Stefano Godio, Purchasing Manager

Chi è Caleffi SpA

Francesco Caleffi avvia la sua attività nei primi anni ‘60 a Gozzano, in provincia di Novara, iniziando con la produzione per conto terzi nel settore del valvolame, di raccordi e accessori in ottone e acciaio. Ma in breve tempo, grazie a una solida organizzazione commerciale e ai cambiamenti nel mercato di riferimento, sceglie di produrre prodotti finiti a marchio Caleffi da vendere attraverso grossisti.

Oggi Caleffi S.p.A. è un’azienda di primo piano nella produzione Made in Italy di componenti per impianti di riscaldamento e raffrescamento, ventilazione meccanica controllata, prodotti idrosanitari e componentistica per le nuove tecnologie a energia rinnovabile: pompe di calore, biomassa, solare e geotermico.

Caleffi S.p.A. è a capo del Gruppo Multinazionale omonimo che conta 4 aziende di proprietà (PRESSCO, RDZ, CRISTINA RUBINETTERIE e FRATELLI CREOLA), 3 società collegate (ALTECNIC, ALLVALVE ed EKINEX) e 9 filiali distributive.

Da oltre 60 anni, il core business del Gruppo è fornire soluzioni di alta qualità per il comfort sostenibile in ambiente domestico.

Fatturato consolidato del Gruppo: 453M/€ – Dipendenti del Gruppo: 1600 – Sede headquarter: Fontaneto D’Agogna (NO) – Cliente Credem CEA Novara