1. Emissione documento di trasporto
Il gestionale del Cliente genera i documenti da firmare, contenenti le informazioni di interesse del documento di trasporto relativi alla vendita in essere, in seguito all’inserimento/conferma di tali dati da parte di un operatore del Cliente presso su sistema del Cliente.
In funzione della tipologia di consegna, possono essere generati uno o più documenti:
- Consegna nazionale: solo DDT;
- Consegna internazionale: DDT (eventuali) + CMR + Packing List + Dichiarazione di “Avvenuta Consegna Merce”
Tutti i documenti indicati vengono prodotti dal gestionale del cliente in formato PDF e strutturato XML, per ottimizzare il riconoscimento e l’indicizzazione.
2. Visualizzazione del documento su portale web
L’operatore del Cliente può visualizzare, da portale web, i documenti indicizzati con i metadati di riferimento (tipo documento, numero documento, data documento, identificativo della controparte, indirizzo di consegna, numero colli, peso).
3. Visualizzazione del documento sul device di firma
Utilizzando il tablet, l’operatore potrà visualizzare e selezionare i documenti da far firmare al vettore, per attestare la presa in carico.
4. Firma dei documenti
I documenti selezionati vengono sottoposti alla firma massiva del vettore. In ogni caso il vettore ha la possibilità di visualizzare il pdf del singolo documento mediante opportuna selezione.
5. Generazione del documento digitale firmato
Vengono create dall’applicativo in formato PDF le copie firmate del ddt e, se presente, degli ulteriori documenti di interesse per la consegna. E’ possibile inviare in stampa qualsiasi documento presente sul portale mediante selezione di apposito bottone.
6. Notifica al destinatario
Nel caso di consegna internazionale, la piattaforma invia al destinatario finale una mail contenente un link attivo, selezionando il quale è possibile aprire remotamente su piattaforma di firma il documento creato unendo Packing List, CMR e Dichiarazione relativi a quella spedizione. Il link è personalizzato per destinatario e ne include automaticamente l’identificazione. La stessa notifica può essere essere fornita per i documenti ddt, nel caso di consegna nazionale.
7. Firma di accettazione consegna
Cliccando sul link ed aprendo il pdf del documento via web su piattaforma Credemtel, il destinatario potrà inserire il proprio Nome e Cognome e accettare la ricezione. In questo modo la piattaforma riporta sulla Dichiarazione i dati raccolti (Nome e Cognome) e appone una Firma Elettronica sul documento finale.
8. Eventuale sollecito
In caso di mancata accettazione, la Piattaforma invia una mail di sollecito alla controparte per ricordare le attività di validazione richieste, i solleciti possono ripetersi fino ad avvenuta firma del documento. La freqenza di invio è configurabile.
9. Ritorno al sistema del Cliente
La copia del pdf firmato viene restituita verso i sistemi del Cliente per alimentare i propri sistemi documentali.
Nei magazzini esterni la firma del vettore (punto 4) è invece raccolta su copia certace, che poi viene poi scansionata ed inviata per e-mail al Cliente, l’email ed il relativo allegato viene inviata in conservazione digitale.
