DIGITALIZZAZIONE CONTRATTI FORNITORI

OBBIETTIVI

Eliminare o ridurre al minimo l’utilizzo della carta andando a:

• Delocalizzare l’attività di sottoscrizione dei contratti
• Velocizzare la predisposizione e la furibilità di documenti attraverso l’uso di modeli condivisi
• Mantenenere alto il livello di sicurezza e conformità legale del processo attraverso un workflow autorizzativo che identifica i soggetti coinvolti nel processo
• Condividere in tempo reale la documentazione sottoscritta
• Abbassare i rischi operativi legati alla incompleta compilazione della documentazio o alla mancata sottoscrizione di specifiche clausole. Il processo consente anche di gestire campi obbligatori

LA NOSTRA SOLUZIONE SCALABILE

Requisito indispensabile della soluzione il poter essere estesa in futuro ad altre tipologie documentali ed in grado di gestire volumi significativi.

Abbiamo elaborato una soluzione basata su una piattaforma integrata con il sistema dell’azienda che permette, a seguito della creazione dei documenti elettronici, l’attivazione di un workflow approvativo e l’apposizione delle firme

Nel dettaglio il processo prevede i seguenti step: L’operatore preposto compila un nuovo documento a partire da un modulo preconfigurato inserendo le informazioni di interesse come ad esempio:

1. Funzione e nominativo del richiedente,
2. Ragione sociale e codice fornitore , indirizzo mail/pec del fornitore per invio automatico del contratto firmato
3. Oggetto ed importo del contratto
4. Data inizio e scadenza attività
5. Descrizione dell’attività

• La piattaforma attribuisce automaticamente un numero di protocollo e la data, tali attributi saranno associati al documento ed ai relativi allegati che verranno aggiunti anche nelle successive di processo.
• Il documento generato viene firmato digitalmente dal Direttore di Funzione corrispondente con una Firma Elettronica Semplice (FES) abilitata da OTP ricevuto via SMS.
• Una notifica via mail ingaggia in sequenza l’Ufficio Legale ed il Consulente per la Sicurezza sul Lavoro che, selezionando apposito link presente nel corpo della mail, potranno visualizzare il documento e confermarne la validazione mediante apposizione di FES con OTP.
• La piattaforma invia una comunicazione dedicata alla controparte (Fornitore) a mezzo pec contenente il link al pacchetto dei documenti costituito al punto precedente e gli consente di visualizzare i documenti e procedere con le firme che lo riguardano.
• Il processo di sottoscrizione termina con il Direttore Finance che, ricevuta una notifica via mail, procede all’apposizione della sua firma al documento.
• I documenti così compilati e firmati vengono veicolati su piattaforma documentale, ove poterli facilmente consultare, ed inviati al Sistema di Conservazione