Dematerializzazione dei Processi di firma: il passaggio di Alstom dalla firma manuale all’Implementazione Interna della Firma Elettronica

Case studies

Gestire il processo di firma di elaborati, spesso di grandi dimensioni e di formati diversi non è un’impresa semplice. Soprattutto quando tutto ciò causa una gestione inefficiente e lenta degli scambi di documenti tra uffici e clienti, portando lunghe attese e inefficienze. Per un’azienda leader a livello globale nella mobilità smart e sostenibile, risolvere questa esigenze era diventata fondamentale

Questa era la situazione di Alstom, leader globale che produce in Italia treni da 160 anni, sistemi di segnalamento da 90 anni e sistemi di trazione da 60 anni, che si è trovata a dover affrontare l’esigenza di efficientare il processo di gestione delle firme sui documenti tecnici e di progetto. L’azienda si è affidata a Credemtel per la dematerializzazione del processo di firma dei documenti tecnici e altre tipologie documentali, per gestire internamente l’individuazione e la implementazione dell’inserimento di firma sui moduli identificati dalle varie funzioni aziendali

Per risolvere queste problematiche, Alstom ha adottato la piattaforma di firma GAWSIGN di Credemtel. La soluzione proposta permette di gestire digitalmente tutto il ciclo di firma, con un sistema integrato che offre importanti vantaggi chiave:

LA SOLUZIONE: GAWSIGN DI CREDEMTEL

Caratteristiche

Firma multipla e certificata: GAWSIGN ha risposto al bisogno di poter gestire firme multiple in modo semplice e senza limitazioni di formato o dimensioni, eliminando la necessità di strumenti fisici come le chiavette.

Gestione fluida del ciclo di firma: La piattaforma permette ai documenti di passare attraverso un ciclo di firma strutturato, con step chiari e visibilità costante per tutti i partecipanti. Questo include controlli formali iniziali da parte del Project Documentation Manager, la verifica tecnica esterna, e infine l’apposizione delle firme certificate richieste.
Modelli predefiniti: L’adozione di modelli ha permesso alle divisioni interne di Alstom di creare processi personalizzati, aumentando la flessibilità, la semplificazione e l’efficienza delle attività e riducendo i tempi e migliorando la coerenza nei flussi di lavoro.
Tracciamento e visibilità: Grazie a GAWSIGN, tutti i partecipanti al flusso (firmatari, verificatori e archiviatori) hanno sempre chiara la situazione del documento, eliminando la necessità di solleciti via email o telefonici.

“Cercavamo una soluzione Smart e intuitiva che ci aiutasse a superare i limiti di tempo e complessità nell’apposizione firma che il nostro tool non soddisfaceva non potendo gestire firma multipla e certificata contemporaneamente“

— Sandra Catrambone, Project Documentation Manager di Alstom e referente del progetto, ricorda bene le motivazioni che hanno portato a questa scelta.

“L’implementazione della soluzione GAWSIGN di Credemtel ha rivoluzionato la gestione del ciclo di firma di Alstom, migliorando significativamente i tempi di esecuzione e la tracciabilità del processo. Le sfide restano, ma i benefici ottenuti sono già evidenti e concreti”

— Afferma Sandra Catrambone

I risultati: una gestione più efficiente e sostenibile

    Riduzione dei tempi di firma

    La firma digitale con GAWSIGN ha ridotto drasticamente i tempi di raccolta delle firme, soprattutto quelle certificate. Prima dell’adozione del sistema, l’utilizzo delle chiavette richiedeva ore, mentre ora l’intero processo è stato reso immediato.

    Efficienza nell'archiviazione

    L’intero flusso è gestito all’interno di un’unica piattaforma, permettendo un’archiviazione ordinata e facilmente accessibile per tutti i partecipanti. I documenti firmati sono facilmente tracciabili e reperibili, eliminando le inefficienze legate ai solleciti e alle ricerche manuali.

    Facilità d'uso

    Il sistema è stato accolto positivamente dai dipendenti, che ora lo utilizzano per firmare anche documenti più semplici, grazie alla velocità e praticità della piattaforma.

    Riduzione dei costi e miglior gestione del tempo

    La riduzione della carta era già avvenuta progressivamente a partire dal 2017, l’efficienza è dovuta al fatto che gli utenti possono archiviare in autonomia nel tool aziendale il documento completamente firmato, il quale è immediatamente disponibile anche per il cliente.

L’implementazione della soluzione GAWSIGN di Credemtel ha rivoluzionato la gestione del ciclo di firma di Alstom, migliorando significativamente i tempi di esecuzione e la tracciabilità del processo. Le sfide restano, ma i benefici ottenuti sono già evidenti e concreti.

“L’adozione di GAWSign che ha trasformato il modo in cui Alstom gestisce il ciclo di firma e approvazione dei documenti. Il passaggio da un sistema di firma con autenticazione con tool a un sistema completamente digitale ha ridotto drasticamente i tempi di gestione, migliorato la tracciabilità e aumentato l’efficienza generale dell’azienda. Anche se alcune sfide tecniche restano, i benefici ottenuti superano di gran lunga gli inconvenienti, confermando l’efficacia della soluzione scelta”

— Conclude Catrambone

Chi è Alstom

Alstom, leader globale nella mobilità smart e sostenibile, produce in Italia treni da 160 anni, sistemi di segnalamento da 90 anni e sistemi di trazione da 60 anni.

Oggi con 9 siti, 39 depositi su tutto il territorio nazionale e più di 4.000 persone, Alstom offre un forte contributo occupazionale ed è riconosciuto come uno dei maggiori player del mercato italiano.

Alstom vanta due centri di competenza globale: Savigliano (CN) per i treni Avelia Pendolino ad alta velocità, basati sulla tecnologia tilting e per i treni regionali Coradia Stream, e Bologna, per il segnalamento ferroviario e i sistemi di supervisione del traffico.

Alstom sta attuando importanti investimenti sulla sua base industriale in Italia: il sito di Savigliano (CN) rappresenta un  esempio di Industria 4.0 con una sala di realtà virtuale 3D all’avanguardia, che permette di progettare treni per una manutenzione più agevole.

Fatturato Ek 1.238.000 (2023/2024) – Dipendenti 4084 (2024) – Sedi Savigliano (CN), Vado Ligure (SV), Sesto S.Giovanni (MI), Valmadrera (LC), Bologna, Firenza, Roma, Nola (NA), Bari – Cliente Credem CEA Large

Data di pubblicazione
30 Settembre 2025

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