Dalla manualità all’automazione: come le Farmacie Comunali Riunite hanno rivoluzionato la gestione dei DDT con Credemtel

Case studies

Gestire 31 farmacie distribuite tra Reggio Emilia e la sua provincia, un ingrosso di medicinali, un sito di e-commerce per farmaci e parafarmaci, oltre a offrire servizi di divulgazione scientifica, può rappresentare una sfida logistica e operativa imponente. Quando poi bisogna far fronte a un volume settimanale di 300-400 Documenti di Trasporto (DDT) con più di 50 modelli differenti, gestiti manualmente, l’efficienza operativa diventa un fattore critico di successo.

Questa era la situazione di Farmacie Comunali Riunite (FCR), un’Azienda Speciale del Comune di Reggio Emilia nata nel 1903, che si è trovata a dover affrontare l’esigenza di migliorare drasticamente la gestione dei DDT per rimanere competitiva e rispondere alle richieste sempre più stringenti del mercato. L’azienda, impegnata da oltre 25 anni nello sviluppo di progetti di welfare per il territorio, ha deciso di affidarsi a Credemtel per trovare una soluzione che permettesse di automatizzare e ottimizzare questo processo.

Nel 2023, FCR ha contattato Credemtel per sviluppare un sistema che potesse gestire automaticamente i dati relativi ai lotti e alle scadenze dei farmaci riportati sui DDT. Dopo un’attenta valutazione delle esigenze e delle soluzioni proposte, la scelta è ricaduta su una soluzione già operativa e di facile integrazione con i sistemi esistenti di FCR.

LA SOLUZIONE: GAWPASS DI CREDEMTEL

Caratteristiche:

  • Un processo automatizzato di estrazione dati dai DDT in formato PDF o scansione cartacea.
    Integrazione diretta con l’ERP di FCR per un’importazione immediata dei metadati relativi a lotti e scadenze.
  • Elevata flessibilità con possibilità di esportazione in diversi formati, inclusi TXT e XML.
  • Semplicità d’uso e riduzione dell’impatto operativo.

 “Il nostro obiettivo era la gestione delle informazioni relative al lotto e alla scadenza dei farmaci nel momento dell’ingresso merce in magazzino che estraevamo manualmente dal DDT con un rilevante impatto operativo. Cercavamo una soluzione digitale che ci permettesse la mappatura totale del dato che, lavorando a vecchio, ci avrebbe costretto ad incrementare le persone adibite alla funzione”

— Luca Beltrami, Responsabile IT di FCR e referente del progetto, ricorda bene le motivazioni che hanno portato a questa scelta.

La Proof of Concept (PoC) condotta nei primi due mesi ha convinto subito FCR dell’efficacia della soluzione Credemtel.

“Molti dei partner che avevamo sentito, partivano con un approccio progettuale spesso molto impattante per la sola estrazione del dato dai DDT da dovere poi integrare con lotto e scadenza. Credemtel ci ha presentato un progetto già operativo che ha avuto un impatto contenuto sul processo. Si trattava di passare da un processo fotocopiato ad un processo scansionato che svolge chi si occupa della registrazione dell’entrata merce con evidente risparmio di tanta carta che girava“

— Afferma Beltrami

I risultati: una gestione più efficiente e sostenibile

    Riduzione del tempo di elaborazione

    Il sistema ha permesso una drastica riduzione dei tempi necessari per gestire i DDT, rendendo il processo più rapido e meno soggetto a errori.

    Eliminazione della carta

    La digitalizzazione del processo ha ridotto l’uso di carta, migliorando l’efficienza operativa e supportando gli obiettivi ESG dell’azienda.

    Aumento dell'engagement del personale

    Con l’eliminazione delle attività manuali ripetitive, il personale ha potuto dedicarsi a progetti di maggiore valore aggiunto, come la gestione fornitori e il controllo qualità.

L’implementazione della soluzione GAWPASS di Credemtel ha rappresentato per Farmacie Comunali Riunite un passo decisivo verso l’innovazione e la sostenibilità, garantendo al contempo una maggiore efficienza operativa e una significativa riduzione degli errori.

“Sono rimasto colpito dalla qualità del risultato ottenuto già dai primi test. Il sistema Credemtel funzionava sulla maggioranza dei DDT scansionati in procedura anche su scansionature di media/scarsa qualità e i risultati sono stati efficaci in poco tempo. Siamo riusciti nel giro di 3 mesi a rendere sostanzialmente operativo il progetto di acquisizione di lotto e scadenza per tutti i fornitori“

— Conclude Beltrami

Chi è Farmacie Comunali Riunite

Le Farmacie Comunali Riunite sono un’Azienda Speciale poliservizi del Comune di Reggio Emilia le cui origini vanno ricercate nella passione civica degli amministratori della città agli inizi del ‘900.La prima Farmacia Comunale italiana, aperta al servizio al pubblico nel 1903, è stato il nucleo attorno al quale, nel corso degli anni, si è consolidata una forte esperienza nel settore farmaceutico.

Tradizione costante dell’Azienda è sempre stata quella di guardare oltre i confini del tempo, per capire e anticipare l’evoluzione del servizio farmaceutico pubblico, nell’interesse della collettività, fino alle ultime esperienze di integrazione dell’attività caratteristica dell’azienda con i servizi alla persona.

Le attuali attività dell’Azienda si dividono in diverse filiere di business:

  • Gestione delle farmacie comunali site nel Comune di Reggio Emilia e di altri Comuni della Provincia
  • Distribuzione all’ingrosso di specialità medicinali, prodotti parafarmaceutici e prodotti per la salute
  • Attività di e-commerce per strutture sanitarie
  • Attività di e-commerce per il consumatore
  • Informazione scientifica per gli operatori sanitari
  • Gestione di servizi socio-assistenziali

Fatturato Ek 165.501 (2023) – Dipendenti 278 (2023) – Sede Reggio Emilia (RE) Anno di Nascita 1903 – Cliente Credem CEA Reggio Emilia

Data di pubblicazione
30 Settembre 2025

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